Berikut ini contoh dokumen yang memiliki nilai historis adalah …..

Kunci Jawaban:
Naskah proklamasi, perjanjian linggarjati, dan Surat Perintah 11 Maret

Pembahasan:
Dokumen yang memiliki nilai historis adalah dokumen yang terkait dengan peristiwa penting dalam sejarah, seperti Naskah Proklamasi, Perjanjian Linggarjati, dan Surat Perintah 11 Maret.

Suatu dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun disebut dokumen …

Kunci Jawaban:
Inaktif

Pembahasan:
Dokumen inaktif adalah dokumen yang jarang digunakan atau frekuensi penggunaannya sudah menurun, namun tetap disimpan untuk referensi di masa mendatang.

Dokumen bersejarah yang mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti disebut dokumen …

Kunci Jawaban:
Nontekstual

Pembahasan:
Dokumen nontekstual mencakup materi selain teks, seperti gambar, prasasti, dan dokumen yang tidak tercetak.

Buku yang digunakan untuk mencatat surat keluar dan surat masuk dengan nomor yang berurutan di setiap halaman disebut sebagai …

Kunci Jawaban:
Buku agenda berpasangan

Pembahasan:
Buku agenda berpasangan digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dengan nomor yang berurutan, membantu memantau korespondensi.

Untuk mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan atau surat yang diterima pada periode tertentu adalah kegunaan … surat.

Kunci Jawaban:
Nomor

Pembahasan:
Nomor surat berfungsi untuk memudahkan pelacakan dan perhitungan surat yang dikeluarkan atau diterima dalam periode tertentu.

Bentuk surat yang ciri khususnya terletak pada penulisan alamat dalam, yaitu alamat dalamnya berlekuk disebut surat …

Kunci Jawaban:
Indented style

Pembahasan:
Indented style adalah gaya penulisan surat di mana alamat dalamnya ditulis dengan indentasi (berlekuk).

Alat kearsipan untuk menaruh berkas dan bisa digerakkan secara berputar disebut …

Kunci Jawaban:
Rotary

Pembahasan:
Rotary adalah alat kearsipan yang dapat diputar dan digunakan untuk menyimpan berkas dalam jumlah banyak dan terorganisir.

Sebuah sarana penyimpanan data eksternal yang dihubungkan langsung pada USB komputer atau laptop adalah …

Kunci Jawaban:
Flashdisk

Pembahasan:
Flashdisk adalah perangkat penyimpanan data eksternal yang terhubung langsung melalui port USB pada komputer atau laptop.

Berikut ini yang termasuk barang tidak habis pakai adalah …

Kunci Jawaban:
Perforator, stapler, dan gunting

Pembahasan:
Barang tidak habis pakai adalah peralatan kantor yang dapat digunakan berulang kali, seperti perforator, stapler, dan gunting.

Salah satu keunggulan pengelolaan surat menggunakan kartu kendali dibandingkan sistem buku agenda adalah …

Kunci Jawaban:
Dapat membedakan sifat surat (biasa, penting, sangat penting)

Pembahasan:
Kartu kendali memungkinkan pengelolaan surat dengan membedakan tingkat urgensinya (biasa, penting, sangat penting), sehingga mempermudah penanganannya.

Pada penanganan surat masuk, setelah diterima dicatat di buku agenda, langkah berikutnya adalah …

Kunci Jawaban:
Diberi lembar disposisi

Pembahasan:
Setelah dicatat di buku agenda, surat masuk perlu diberi lembar disposisi untuk menentukan tindakan atau penanganan lebih lanjut.

Berikut ini yang bukan termasuk perabotan kantor (office furniture) adalah…

Kunci Jawaban:
Kertas

Pembahasan:
Kertas adalah bahan habis pakai, sedangkan meja, rak, laci, dan komputer adalah perabotan kantor yang digunakan secara berkelanjutan.

Untuk menghindari perubahan terhadap format dan isi pada saat dokumen yang didistribusikan, maka dokumen harus dimigrasi dalam bentuk …

Kunci Jawaban:
PDF

Pembahasan:
PDF adalah format yang dapat menjaga format dan isi dokumen tetap konsisten saat didistribusikan ke pihak lain.

KTP, SIM, ijazah, dan rapor merupakan contoh dokumen …

Kunci Jawaban:
Privat

Pembahasan:
Dokumen privat adalah dokumen yang berhubungan langsung dengan individu, seperti KTP, SIM, ijazah, dan rapor.

Bagi sebuah lembaga bisnis yang bidang usahanya simpan pinjam, dengan para nasabah dari berbagai daerah, sistem penyimpanan arsip yang paling tepat, adalah sistem …

Kunci Jawaban:
Wilayah

Pembahasan:
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan wilayah lebih tepat untuk lembaga bisnis dengan nasabah dari berbagai daerah karena lebih memudahkan pengelolaan berdasarkan lokasi.

Dokumen digital berupa gambar dapat disimpan menggunakan format …

Kunci Jawaban:
JPEG

Pembahasan:
JPEG adalah format yang paling umum digunakan untuk menyimpan gambar digital dengan kompresi yang baik.

Memindahkan atau mengopi file dari flashdisk dengan tidak mengubah file aslinya kemudian menyimpannya di komputer termasuk proses kearsipan elektronik …

Kunci Jawaban:
Importing

Pembahasan:
Importing adalah proses memindahkan atau mengopi file dari perangkat eksternal (seperti flashdisk) ke komputer tanpa mengubah file aslinya.

Sebuah dokumen harus mempunyai objek fisik dan tanda-tanda fisik merupakan salah satu syarat dokumen, yaitu …

Kunci Jawaban:
Ada material

Pembahasan:
Dokumen harus memiliki objek fisik (misalnya kertas atau media lain) dan tanda-tanda fisik (seperti tanda tangan, cap, atau tulisan). Dengan demikian, syarat utama dokumen adalah adanya material fisik yang menunjukkan keberadaan dan keaslian dokumen.

Untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dengan halaman yang berbeda merupakan kegunaan dari…

Kunci Jawaban:
Buku agenda berpasangan

Pembahasan:
Buku agenda berpasangan digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dengan halaman yang terpisah. Hal ini memudahkan dalam pengorganisasian dan pencarian surat-surat yang masuk dan keluar di sebuah organisasi atau kantor.

Berikut ini yang termasuk contoh perlengkapan kantor adalah…

Kunci Jawaban:
Mesin fotokopi, printer, dan kertas

Pembahasan:
Perlengkapan kantor terdiri dari alat dan bahan yang digunakan dalam kegiatan administratif sehari-hari. Mesin fotokopi, printer, dan kertas adalah perlengkapan yang digunakan untuk mendukung kelancaran pekerjaan di kantor.

Pita perekat yang digunakan untuk menyatukan lembaran kertas yang terpisah atau robek disebut…

Kunci Jawaban:
Selotip

Pembahasan:
Selotip adalah pita perekat yang sering digunakan untuk menyatukan atau memperbaiki kertas yang terpisah atau robek. Alat ini sangat umum digunakan di kantor untuk keperluan administratif.

Program komputer untuk membuat media presentasi adalah

Kunci Jawaban:
Microsoft Power Point

Pembahasan:
Microsoft PowerPoint adalah program komputer yang digunakan untuk membuat media presentasi. Program ini memungkinkan pengguna untuk membuat slide dengan teks, gambar, grafik, video, dan elemen multimedia lainnya untuk mempresentasikan informasi secara visual.

Mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan menggunakan tenaga listrik adalah mesin ketik

Kunci Jawaban:
Elektrik

Pembahasan:
Mesin ketik elektrik adalah mesin ketik yang menggunakan tenaga listrik untuk menggerakkan mekanismenya. Mesin ini lebih cepat dan efisien dibandingkan dengan mesin ketik manual yang digerakkan secara manual oleh penggunanya.

Menurut tenaga penggeraknya, beberapa contoh dari mesin listrik, kecuali

Kunci Jawaban:
Mesin stensil

Pembahasan:
Mesin stensil adalah alat yang digunakan untuk membuat salinan dokumen dengan teknik pemotongan atau pengepresan pola ke dalam bahan stensil. Mesin stensil umumnya tidak digerakkan dengan tenaga listrik, melainkan menggunakan tenaga manual atau sistem mekanik tertentu. Sementara mesin fotokopi, scanner, komputer, dan kalkulator adalah alat yang digerakkan dengan tenaga listrik.

1. Sebutkan dampak penyimpanan dokumen digital yang menggunakan sistem elektronik!

Dampak positif:

  • Efisiensi ruang: Penyimpanan dokumen dalam format digital mengurangi kebutuhan ruang fisik karena dokumen dapat disimpan dalam jumlah besar dalam perangkat keras seperti server atau cloud.
  • Kemudahan akses: Dokumen dapat diakses dengan cepat dan mudah dari berbagai perangkat, kapan saja, tanpa tergantung pada lokasi fisik.
  • Keamanan data: Dengan sistem penyimpanan elektronik yang tepat, data dapat dilindungi menggunakan enkripsi dan akses kontrol untuk menjaga kerahasiaan dan mengurangi risiko kehilangan data.
  • Penghematan biaya: Penyimpanan digital dapat mengurangi biaya untuk kertas, tinta, serta perawatan arsip fisik.

Dampak negatif:

  • Ketergantungan pada teknologi: Jika sistem penyimpanan elektronik tidak dipelihara atau ada masalah teknis (misalnya kerusakan perangkat keras atau perangkat lunak), akses dokumen bisa terganggu.
  • Ancaman keamanan siber: Penyimpanan elektronik meningkatkan risiko terhadap pencurian data atau serangan malware jika tidak ada perlindungan yang memadai.

Jelaskan perbedaan antara dokumen dan dokumentasi!

  • Dokumen: Merupakan satu unit fisik atau digital yang berisi informasi, seperti surat, laporan, kontrak, atau nota, yang digunakan untuk tujuan administratif, hukum, atau informasi. Dokumen dapat berupa cetakan atau digital dan memiliki format tertentu sesuai dengan kebutuhan.
  • Dokumentasi: Merupakan kumpulan dokumen yang disusun dan dikelola secara sistematis dengan tujuan untuk mendukung kegiatan tertentu, seperti arsip perusahaan atau riwayat proyek. Dokumentasi mencakup lebih dari sekadar dokumen individual; ini merujuk pada sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen tersebut untuk referensi jangka panjang.

Sebutkan dan jelaskan syarat-syarat dokumen!

  • Keaslian: Dokumen harus dapat membuktikan kebenaran atau keaslian informasi yang terdapat di dalamnya. Biasanya, ini tercapai melalui tanda tangan atau cap resmi.
  • Kelengkapan: Dokumen harus lengkap, tidak ada bagian yang hilang atau tidak tercatat, dan memenuhi format yang sudah ditentukan.
  • Kejelasan: Isi dokumen harus jelas dan mudah dipahami oleh pihak yang membacanya. Informasi yang tidak jelas dapat menyebabkan kesalahan interpretasi.
  • Kepatuhan terhadap standar atau peraturan: Dokumen harus mematuhi peraturan atau standar yang berlaku, baik itu hukum, kebijakan internal, atau prosedur administrasi yang sudah ditetapkan.

Jelaskan fungsi-fungsi dokumentasi!

  • Penyimpanan informasi: Dokumentasi berfungsi untuk menyimpan informasi yang penting secara teratur dan aman untuk referensi di masa depan.
  • Pembuktian atau verifikasi: Dokumentasi menjadi bukti atau referensi dalam kegiatan hukum atau administratif, misalnya dalam hal kontrak atau kesepakatan.
  • Pencatatan kegiatan: Dalam bisnis atau organisasi, dokumentasi mencatat proses atau kegiatan yang telah dilakukan, yang dapat digunakan untuk laporan atau analisis.
  • Pemeliharaan sejarah: Dokumentasi bertugas untuk menjaga sejarah atau riwayat kegiatan perusahaan, proyek, atau individu.

Sebutkan fungsi pencatatan surat masuk dan surat keluar!

  • Mengontrol alur surat: Pencatatan surat masuk dan keluar berfungsi untuk memastikan bahwa semua surat yang dikirim dan diterima tercatat dengan baik, sehingga dapat dimonitor dan diawasi.
  • Mendukung administrasi: Pencatatan surat memberikan data yang jelas tentang komunikasi yang terjadi dalam organisasi atau antara organisasi dengan pihak eksternal.
  • Memudahkan pencarian: Dengan pencatatan yang rapi, surat-surat yang masuk atau keluar dapat dengan mudah ditemukan saat dibutuhkan.
  • Memastikan ketertiban: Pencatatan surat juga menjaga keteraturan dan ketertiban administrasi di dalam organisasi.

Menurut Anda apa yang mungkin terjadi apabila dokumen tidak ditangani dengan prosedur yang tepat?

  • Kehilangan dokumen: Jika dokumen tidak ditangani dengan prosedur yang tepat, ada kemungkinan dokumen bisa hilang atau rusak, yang dapat menyebabkan masalah hukum atau administrasi.
  • Penyalahgunaan informasi: Dokumen yang tidak terkelola dengan baik bisa jatuh ke tangan yang salah, yang dapat menyebabkan kebocoran data atau penyalahgunaan informasi.
  • Kerugian waktu dan biaya: Pengelolaan dokumen yang buruk dapat menghabiskan waktu dan biaya tambahan untuk mencari atau memperbaiki dokumen yang hilang atau rusak.
  • Pelambatan proses kerja: Prosedur yang tidak jelas dalam pengelolaan dokumen dapat menyebabkan keterlambatan dalam pengambilan keputusan atau proses administratif.

Sebutkan sarana dan prasarana pengelolaan dokumen yang Anda ketahui!

  • Sarana:
    • Perangkat komputer: Untuk membuat, mengedit, dan mengelola dokumen digital.
    • Perangkat penyimpanan data: Seperti hard drive, server, atau cloud storage untuk menyimpan dokumen.
    • Perangkat lunak pengelolaan dokumen: Misalnya perangkat lunak untuk pengarsipan, pemindaian, dan pengeditan dokumen (seperti Microsoft Office, Adobe Acrobat, dll).
  • Prasarana:
    • Rak arsip: Tempat untuk menyimpan dokumen fisik yang telah dicetak.
    • Lemari arsip: Lemari yang dilengkapi dengan berbagai kompartemen untuk menyimpan dokumen.
    • Ruangan arsip: Ruang khusus yang digunakan untuk menyimpan dokumen secara terorganisir dan aman.
    • Peralatan pemindai: Untuk mengubah dokumen fisik menjadi format digital.

Sebutkan keuntungan menyimpan dokumen secara digital!

  • Menghemat ruang fisik: Dokumen digital dapat disimpan dalam jumlah besar tanpa membutuhkan ruang fisik yang besar, berbeda dengan dokumen fisik yang membutuhkan rak atau lemari arsip.
  • Kemudahan akses: Dokumen digital dapat diakses dari mana saja dan kapan saja menggunakan perangkat yang terhubung ke internet, sehingga meningkatkan fleksibilitas dan efisiensi.
  • Penghematan biaya: Menyimpan dokumen secara digital mengurangi biaya untuk bahan seperti kertas, tinta, dan peralatan lainnya.
  • Keamanan data yang lebih baik: Dokumen digital dapat dilindungi dengan enkripsi dan kontrol akses yang kuat, yang meningkatkan tingkat keamanannya dibandingkan dengan dokumen fisik.
  • Pengelolaan yang lebih efisien: Dokumen digital lebih mudah diorganisir, dicari, dan diproses dengan bantuan perangkat lunak pengelolaan dokumen.